Procedure voor interne melding en opvolging meldingen van inbreuken op het Unie- of nationale recht (klokkenluidersregeling)
Op 15 december 2022 werd de Wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector gepubliceerd.
Ons kantoor moet over een klokkenluiderregeling beschikken.
Als gevolg van deze nieuwe wetgeving zullen de melders van inbreuken beter beschermd worden als zij melding maken van bepaalde schendingen van het Unie- en nationale recht.
Ze moeten dergelijke meldingen ook intern kunnen maken.
De meldingen moeten beheerd worden door een “meldingsbeheerder”.
De aanstelling van deze persoon is aan enkele voorwaarden onderworpen.
1. Wie kan inbreuken melden?
Volgens de Wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector kunnen werknemers, zelfstandigen, kandidaten, leveranciers aandeelhouders of bestuurders de informatie die ze in een werkgerelateerde context hebben verkregen over inbreuken op het Unie- of nationale recht melden aan de onafhankelijke meldingsbeheerder van het kantoor.
2. De meldingsbeheerder
De meldingsbeheerder voor ons kantoor is Severine Simons (severine.simons@cda.be) die deze functie in alle onafhankelijkheid kan uitoefenen.
3. Wat zijn inbreuken?
Het gaat hier over inbreuken op het gebied van financiële diensten, producten en markten evenals op de bepalingen tot het voorkomen van witwassen van geld en terrorismefinanciering kunnen ook buiten een werkgerelateerde context worden gemeld. Binnen de werkgerelateerde context gaat het daarnaast ook om consumentenbescherming, bestrijding van belastingfraude, e.d.
4. Hoe kunnen meldingen gebeuren?
Meldingen kunnen mondeling gebeuren via een fysieke ontmoeting met de meldingsbeheerder of op volgend telefoonnummer 02 4235156.
Deze gesprekken worden niet opgenomen tenzij met het akkoord van de melder.
Meldingen kunnen ook schriftelijk via het volgende e-mailadres: complaint@cda.be of via postadres gebeuren.
Relevante feiten moeten hierbij nauwkeurig omschreven worden, zodat de meldingsbeheerder over voldoende informatie beschikt om de zaken te onderzoeken. De toegevoegde stukken moeten van die aard zijn dat ze de gemelde feiten ondersteunen.
De identiteit van de melder wordt vertrouwelijk gehouden.
5. Afhandeling van de melding
Binnen de 7 dagen wordt de ontvangst van de melding bevestigd aan de melder. De meldingsbeheerder zorgt voor een zorgvuldige opvolging. Binnen ten hoogste drie maanden na de ontvangstbevestiging wordt aan de melder feedback gegeven. De meldingsbeheerder houdt de meldingen en het register waarin hij de meldingen opneemt bij in een vertrouwelijk en veilig systeem waar hij alleen toegang toe heeft. Dit kan bijvoorbeeld de vorm aannemen van een beveiligd bestand met beperkte toegangsrechten. De melder wordt de mogelijkheid geboden om het verslag van het gesprek te controleren of te corrigeren. Meldingen worden bijgehouden gedurende de tijd dat de contractuele relatie met de melder loopt.
6. Beschermingsmaatregelen
Belangrijk om weten is dat voor de melder er aanzienlijke beschermingsmaatregelen die voorzien zijn in de bovengenoemde wet.
Melders kunnen ook extern terecht voor meldingen bij het contactpunt klokkenluider bij de FSMA of de NBB.
Zo kan een inbreuk op de financiële wetgeving waarop de FSMA toezicht houdt rechtstreeks aan de FSMA worden gemeld via het contactpunt (https://www.fsma.be/nl/contactpunt-klokkenluiders)
Inbreuken in verband met de regelgeving met betrekking tot verzekeringsondernemingen en de voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld of de financiering van terrorisme, kunnen rechtstreeks aan de NBB worden gemeld via hun website (https://www.nbb.be/nl/financieel-toezicht/algemeen/contact-cp/een-inbreuk-melden).
De Federale Ombudsman ( https://www.ombudsman.be/nl/ombudsmannen/de-federale-ombudsman) heeft van de Belgische wetgever de opdracht gekregen om meldingen via externe meldingskanalen te coördineren. Hij vervult dan ook de rol van federaal coördinator voor alle meldingen betreffende overtredingen van de wetgeving binnen privébedrijven.
7. Bekendmaking
Deze klokkenluidersregeling is beschikbaar op onze website en wordt op ons kantoor op een zichtbare plaats opgehangen.