Procédure de signalement interne et de suivi de signalements de violation au droit de l’Union ou au droit national (régime de lanceurs d’alerte)
La Loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l’Union ou au droit national constatées au sein d’une entité juridique du secteur privé a été publiée le 15 décembre 2022.
Elle impose que notre société dispose d’un régime de lanceur d’un régime de lanceurs d’alerte.
Cette nouvelle loi vise à mieux protéger les auteurs de signalement lorsqu’ils signalent certaines violations au droit de l’Union ou au droit national.
Ils doivent aussi pouvoir effectuer de tels signalements en interne.
Ces signalements doivent être gérés par un « gestionnaire de signalement ».
La nomination de cette personne est soumise à certaines conditions.
1. Qui peut signaler une violation ?
Aux termes de la Loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l’Union ou au droit national constatées au sein d’une entité juridique du secteur privé, des salariés, des candidats, des fournisseurs, des indépendants, des actionnaires ou des administrateurs peuvent signaler des informations sur des violations au droit de l’Union ou au droit national obtenues dans un contexte professionnel au gestionnaire de signalement indépendant de bureau.
2. Le gestionnaire de signalement
Le gestionnaire de signalement pour notre bureau est Severine Simons (severine.simons@cda.be) qui peut exercer cette fonction en toute indépendance).
3. De quelles violations s’agit-il ?
Les violations en matière de services, produits et marchés financiers ainsi que celles des dispositions visant à prévenir le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme peuvent également être signalées en dehors du contexte professionnel. Dans le contexte professionnel, il s’agit en outre de la protection des consommateurs, de la lutte contre la fraude fiscale, etc.
4. Comment effectuer un signalement ?
Les signalements peuvent se faire oralement par le biais d’une rencontre en personne ou au numéro de téléphone suivant 02.423.51.56.
Ces conversations ne sont pas enregistrées sauf si l’auteur de signalement y consent.
Les signalements peuvent aussi se faire par écrit à l’adresse e-mail suivante : complaints@cda.be ou via l’adresse postale.
Les faits concernés doivent être décrits avec précision, afin que le gestionnaire de signalement dispose de suffisamment d’informations pour pouvoir enquêter. Les pièces jointes doivent être de nature à étayer les faits dénoncés.
La confidentialité de l’identité de l’auteur de signalement est garantie.
5. Traitement du signalement
Un accusé de réception du signalement est adressé à l’auteur de signalement dans un délai de 7 jours.
Le gestionnaire de signalement assure un suivi diligent.
Un retour d’informations est fourni à l’auteur de signalement dans un délai n’excédant pas trois mois à compter de l’accusé de réception du signalement.
Le gestionnaire de signalement tient un registre de tous les signalements reçus dans un système confidentiel et sécurisé auquel il est le seul à avoir accès.
Celui-ci peut par exemple prendre la forme d’un fichier sécurisé avec des droits d’accès limités.
L’auteur de signalement a la possibilité de vérifier ou de rectifier le procès-verbal de la conversation. Les signalements sont conservés pendant la durée de la relation contractuelle avec l’auteur de signalement.
6. Mesures de protection
Il est important de savoir que la loi susmentionnée prévoit d’importantes mesures de protection pour l’auteur de signalement.
Les auteurs de signalement peuvent également s’adresser au Point de contact Lanceurs d’alerte auprès de la FSMA ou de la BNB.
Par exemple, une infraction à la législation financière supervisée par la FSMA peut être signalée directement à la FSMA via le point de contact (https://www.fsma.be/fr/point-de-contact-lanceurs-dalerte )
Les infractions à la réglementation des entreprises d’assurance et à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme peuvent être signalées directement à la BNB via son site Internet (https://www.nbb.be/fr/supervision-financiere/generalites/contact/signaler-une-infraction).
Le Médiateur fédéral (https://www.ombudsman.be/fr/ombudsmans/le-mediateur-federal) a été chargé par le législateur belge de coordonner les signalements faits par des canaux de signalement externes. Il remplit donc le rôle de coordonnateur fédéral pour tous les signalements concernant des violations de la législation au sein d’entreprises privées.
7. Publication
Cette procédure est publiée sur le site et affichée dans le bureau.